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Auxiliar Administrativo

Auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

ATRIBUIÇÕES

  • Desenvolver dentro de cada setor as atribuições referentes a sua função.
  • Manter documentos arquivados e organizados.
  • Controle das rotinas de cada setor.
  • Digitação

COMPETÊNCIA Requisitos Mínimos

  • 2º grau completo
  • Conhecimento em informática: Windows, Word e Excel.
  • Noções básicas do departamento Pessoal, Departamento de Contabilidade, Departamento financeiro e Departamento de Compras.

Como mostrado no quadro acima, para se trabalhar na área de Auxiliar Administrativo, além de conhecimentos específicos da profissão, é imprescindível também o conhecimento de Informática.

Auxiliar ou assistente administrativo?

Ambos são Profissionais que prestam assistência na área administrativa.

O que é ser um auxiliar administrativo?

O auxiliar, ou assistente, administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida as contas à pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.

O Auxiliar Administrativo é aquele profissional que está disposto a manter a chama acessa, a chama de uma grande ideia, é o profissional que pode se levantar em meio a outras e dizer “Eu vou fazer a diferença” é aquele que cumpre as tarefas tendo todas como uma grande missão.

Principais Dicas para o auxiliar e assistente administrativo que quer ser bem sucedido no mercado de trabalho:

  • Não vivem arrumando desculpas para a não realização das tarefas.
  • são únicas e influenciam as demais.
  • Movem-se para frente sem medo.
  • Não param enquanto suas tarefas não se concretizam.
  • Vivem sempre com metas e sonhos realizáveis.

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Algumas atribuições do Auxiliar Administrativo

  • Conhecer o Regimento interno da Empresa onde trabalha;
  • Conhecer a documentação interna e externa da empresa;
  • Conhecer Livros Fiscais;
  • Saber sobre o arquivo de documentos da empresa, respeitando a codificação;
  • Recebimento e distribuição de correspondências;
  • Manutenção e coordenação de arquivos do setor;
  • Atendimento a clientes, fornecedores ou funcionários;
  • Preenchimento e requisições de materiais;
  • Preenchimento de formulários de uso do setor;
  • Controle de entrada e saída de funcionários para outros departamentos;

Atualizado 14/02/2012. 

Tenho recebido algumas perguntas referente as atribuições do auxiliar
administrativo, resolvi acrescentar algumas informações úteis aqui, são
elas:


Auxiliar Administrativo Funções – Funções de um auxiliar administrativo

Funções do Assistente Administrativo

O assistente administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que necessite de uma pessoa que tenha a capacidade suficiente para executar procedimentos operacionais relacionados às atividades administrativas de sua área de atuação:

  1. Organizar, conferir, abrir e controlar processos e documentos em geral, acompanhando seu trâmite interno e externo; 
  2. Realizar levantamento, suprir a área de material de consumo e controle de material de expediente da área de atuação; 
  3. Realizar atendimento ao público direto e/ou indireto, recepcionar chamadas telefônicas relacionadas à área de atuação; 
  4. Operar equipamentos [fax, computador, xerox, etc]; 
  5. Solicitar manutenção [preventiva e corretiva] de equipamentos.
Administrar é organizar recursos para atingir os resultados aos quais a empresa se propõe. Quando conseguimos satisfazer desejos e necessidades do consumidor gerando lucro para a empresa, realizamos fundamentos básicos da administração. Chegamos a uma definição em que administrar é buscar a satisfação das pessoas, desta forma o Auxiliar Administrativo deverá realizar seu trabalho buscando sempre a satisfação de seus superiores e colegas de trabalho, pois eles são seu público consumidor.

Portanto antes de você questionar se essa ou aquela é uma tarefa que deve ser executada pelo Auxiliar administrativo, antes faça as seguintes perguntas:

  • Essa tarefa vai satisfazer meu superior? 
  • Meus colegas de trabalho? 
  • Vai contribuir para que a empresa possa atingir seus objetivos?
O papel do Auxiliar Administrativo é realmente esse, contribuir para o crescimento da empresa, administrar bem os recursos visando o lucro, é PLANEJAR estabelecer
o objetivo da empresa, limitando-se um tempo para atingi-lo. É quantificar e
qualificar os recursos utilizados e fixar as metas para alcançar o objetivo
proposto. É COORDENAR 
procurar a harmonia entre as pessoas que trabalham na
empresa para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem
aproveitados. E acima de tudo a
 ORGANIZAÇÃO deve ser à base do desenvolvimento de qualquer profissional desta
área.

Devemos lembrar que estas atribuições variam muito de empresa para empresa e que não se trata de uma regra para todas.

Antes de analisarmos a função do auxiliar administrativo devemos levar em consideração os seguintes pontos:

  • O tipo de serviço desenvolvido pela empresa;
  • O tamanho da empresa;
  • O grau de informatização;
  • A visão de seus diretores.

Pontos de sucesso

  1. Respeitar a hierarquia administrativa;
O profissional deve ter iniciativa, porém, não deve confundi-la com desrespeito a hierarquia superior. Seu tempo deve chegar de forma natural e não “puxando o tapete” de colega de profissão.

Muitas vezes nós achamos melhores do que as pessoas que estão acima de nós, ficamos julgando dizendo “se fosse eu” em seu lugar “faria assim”, “faria assado”, mas devemos lembrar, qeu se realmente fossemos melhores estaríamos hierarquicamente superior, e se não estamos, é justamente porque está faltando um ingrediente fundamental a HUMILDADE!

  1. Conhecer as suas atribuições;
Quanto mais conhecimento tiver das tarefas que lhe forem designadas, mais chance de sucesso terá.

E caso você trabalhe com venda direta ou indireta ao consumidor, você precisa conhecer muito bem o seu produto, bem como seus benefícios, ponto forte, diferencial de mercado, qualidade, durabilidade, etc, só assim você terá todos os argumentos para refutar objeções e terá mais tempo para identificar as necessidades do cliente.

  1. Dar informações preciosas;
Quanto mais claras e objetivas forem as informações dadas pelo profissional, menor a chance de mal entendido que venha prejudicar seu desenvolvimento na empresa.

Quem nunca passou “nervoso” ao ligar para o 0800(SAC) de alguma “operadora de cartão” ou qualquer outro serviço, e cada atendente passa uma informação diferente, parece até que estão programados para tirar nossa paciência, isso é terrível, impotentes não temos outra saída a não ser o prejuízo. Seja diferente, cheque as informações antes de repassar, certifique de que realmente a informação que você está fornecendo será de proveito para o cliente.

  1. Ser organizado no trabalho;
Há uma desculpa sempre pronta para aqueles que são ineficientes: “O número de coisas que tenho que fazer é tão grande que não consigo dar conta”. Essa é a melhor desculpa das pessoas sem organização e que vivem a prolongar suas tarefas; belo caminho para o fracasso.
Faça uma lista, divida o que é importante, o que é urgente, o que pode esperar, priorize as tarefas urgentes, depois faça as importantes. Se não der tempo cumprir todas em um só dia veja como fica no dia seguinte:
As que podem esperar no dia seguinte se tornam importantes, e as importantes se tornam urgentes, fazer uma lista é a melhor forma de Administração de Tempo. Pense nisso!
  1. Assiduidade e Pontualidade.

Não faltar ao trabalho e procurar chegar sempre no horário acertado é mais um diferencial dos profissionais que conseguiram chegar ao topo de suas profissões. Elas terão sempre o respeito de seus chefes e a consideração daqueles que dependem do seu trabalho para realizar outras funções na empresa.

Você gosta de esperar? Ninguém gosta! Imagine você esperando um professor que está atrasado para a aula cujo assunto lhe interessa muito e independente disso você está pagando um valor alto por esse curso! Você ficaria no mínimo com um sentimento de está pagando por um serviço e recebendo metade do mesmo. Agora se coloque no lugar do professor e, chegue no horário! você estará fazendo um bem para você, para seu chefe, e para seus alunos.


Perfil esperado do auxiliar administrativo

  • Competência
  • Discrição
  • Cortesia
  • Responsabilidade
  • Sinceridade




Acesse também os artigos:


Assistente Administrativo | Salário Auxiliar Administrativo

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Jhonny Lopes

Sobre o autor | Website

Professor de Informática - Tec. Informática / Empresário Individual, Graduando em Teologia - Instituto Logos - Criador Do Conaexcel, Cursoexcelvba, Caminhosdoemprego entre Outros projetos online. Atualmente Professor Online dos cursos de Excel Básico, Excel Intermediário, Excel Com VBA, PowerPoint, Access, e Word.

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88 Comentários

  1. Karolyn Christine disse:

    adorei, um bom blog 🙂

  2. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Karolyn, CAso queira poderá me sugerir algo! Grato!

  3. Anonymous disse:

    Gostei um bom blog!
    Se aprofunde mais que concerteza mais pessoas irão pensar o mesmo.

  4. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Marcos, pelo comentário, como o que você solicita não é minha praia, eu Lhe desejo uma boa sorte!

  5. Lisangela disse:

    gostei, tem informações claras, parabéns.

  6. Jhonny Lopes disse:

    Lisangela obrigado pelo comentário! Sucesso!

  7. francileide.... disse:

    adorei as respostas, me ajudou muito na minha pesquisa…

  8. Jhonny Lopes disse:

    Francileide, Obrigado pelo comentário, gostaria de indicar também meu novo post sobre administração financeira…

  9. Anonymous disse:

    Dayenne!!!Adorei seu blog, me ajudou bastante em minha pesquisa ok!!!!

  10. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado pelo comentário Dayenne! gostaria de indicar também meu novo post sobre administração financeira…

  11. dario disse:

    cara muito bom esse blog tirou muito a minha du vida mesmo parabéns!!!! dario

  12. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Dário, pelo seu comentário! Um abraço e volte sempre que quiser!

  13. Monique, Euliniene, Sandra, Karen disse:

    Amamos seu blog graças a ele conseguimos terminar nosso trabalho final do curso … vlws

  14. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Queridas (Monique, Euliniene, Sandra, Karen), comentários assim me inspira a continuar progredindo. Um abraço!

  15. Para desenvolver todas essa funções qual o salario no mercado para o auxiliar administrativo?

  16. Jhonny Lopes disse:

    Caro Chris e Wsley, O menor salário para Auxiliar Administrativo é R$560,00 o maior salário R$4.643,00 a média Salarial é de R$ 1.264,00, baseado no Estado de São paulo, pequena, média e grande empresa: Fonte de pequisa Data folha Uol.

  17. Anonymous disse:

    Muito bom, parabéns.

    Sandra Costa

  18. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado pelo comentário Sandra! Volte sempre.

  19. elis disse:

    otimo!gostei

  20. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Elis pelo comentário. Volte Sempre! Abraços.

  21. Anonymous disse:

    Adorei esse site desde 1º dia que encontrei, venho aqui sempre que eu precisar, mais, tem uma coisa, o vosso livro no formato digital é trote – isso não funciona… nunca se consegue fazer o tal dowl.

  22. Jhonny Lopes disse:

    Olá Anônimo, obrigado pela sinceridade, e por dizer que adorou esse site, Agora só não posso aceitar o que diz a respeito do meu livro. Vamos esclarecer as coisas.

    1º Se fosse trote eu não teria publicado seu comentário – uma vez que o mesmo é moderado e eu escolho publicar ou não.

    2º Sou um pessoa honesta e jamais faria isso na internet.

    3º Você seguiu os passos? Verificou que precisa ser usuária ou do Facebook, ou do Twitter, ou do Orkut para baixar o livro? Verificou que caso não consiga baixar através das redes sociais, você poderá enviar sua dúvida através do formulário de contato?

    4º Por último não menos importante, você não se identificou no meu comentário, dessa forma você está dificultando que eu entre em contato com você. Por favor, se identifique, deixe seu email, que eu te enviarei o Livro. Mais uma vez obrigado.

  23. Jessica Teles disse:

    Adorei essa Informação,hoje eu trabalho nessa area e estou muito satisfeita com a minha função.Sou uma profissional e agradeço pelas dicas,agora devemos nos esforçar porque a cada dia aprendemos mais.

  24. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Jessica Teles pelo comentário, é verdade o Profissional deve está em constante aprendizagem, é para isso que serve os cursos livres profissionalizantes. Desejo muito Sucesso em sua carreira! Se você ainda não leu, te recomendo ler e opinar no meu novo artigo está na página inicial do Blog, cujo título é: Trabalho e Realização.

  25. cris disse:

    adorei vai me ajudar muito

  26. Carla disse:

    Gostei muito Jhonny,das informações.Pretendo prestar concurso para esta área,e aqui solucionei várias dúvidas que eu tinha!
    Estou com um pouco de medo mais vou em frente!!!
    Parabéns pelo blog!

  27. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Carla, Fico feliz em ter ajudado, Siga em Frente, O medo é normal, aprenda a controlá-lo e verás que as barreiras do impossível serão rompidas. Boa Sorte!

  28. Muito legal seu livro. Na verdade eu procurava uma árvore hierárquica maior, englobando aux administrativo e quem está abaixo e acima.

    Obrigado.

  29. Anonymous disse:

    oi Jhonny Lopes! Muito bom seu blog!!! Gostaria de ter informações sobre onde fazer cursos bons e de custos baixos…. Sou dona de casa e arrimo de família….sabe como é, né?
    Obrigada!!!!bju!!!! Andréia

  30. Jhonny Lopes disse:

    Olá Andréia, nos dias atuais, devido ao extraordinário avanço da tecnologia, está muito fácil estudar a partir de casa no sistema EAD, e a empresa que atende seus pré-requisitos “cursos bons e de baixo custo” é o cursos24horas, copie o LINK abaixo e cole no seu navegador:

    http://migre.me/619zq

    Tem cursos praticamente de todas as áreas, sem mensalidade, paga apenas uma única taxa, tem curso por menos de 30 reais, com certificado e suporte de professores via E-mail. Boa Sorte!

    http://migre.me/619zq

  31. Anonymous disse:

    Uma pergunta, Uma pessoa que trabalha na aréa administrativa de uma empresa, pode ocupar que novo cargo na empresa ?

  32. Jhonny Lopes disse:

    Olá Anônimo, é uma pergunta um pouco “vaga” ou eu não entendi muito bem sua pergunta! Dentro do Departamento Administrativo você poderá trabalhar no Departamento Pessoal, No Financeiro, no departamento de Materiais/Almoxarife…Espero ter ajudado.

  33. Anonymous disse:

    GOSTARIA DE SABER SE ESTA ERRADO PARA UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO LIMPAR O LOCAL DE TRABALHO, VARRER E PASSAR PANO NAS MESAS, ISSO FOI DITO NO ATO DA ENTREVISTA

  34. Jhonny Lopes disse:

    Olá Anônimo em primeiro lugar peço que leia o artigo “O QUE PATRÂO ESPERA DO EMPREGADO” http://www.caminhosdoemprego.com/2010/03/o-que-o-patrao-espera-do-empregado.html

    Olhando pela ótica do artigo citado acima não está errado você fazer estas coisas no citado emprego! Agora uma coisa é certa, Essas tarefas não são atribuições do cargo Auxiliar Administrativo, Na falta de uma Aux. De Limpeza, Não vejo problema algum em você executar essas tarefas mesmo não sendo suas atribuições.

  35. Alexsander disse:

    Gostei, vai me ajudar muito…

  36. Anonymous disse:

    O que fazer, ou como lidar com cantadas, ou insinuações do tipo, mesmo elas sendo sutis e sendo feitas em “entrelinhas”?

  37. Jhonny Lopes disse:

    1 – Anônimo… Você já deve conhecer a regrinha básica de que no local de trabalho devemos agir sempre com total profissionalismo ponto.

    2 – No seu caso “não dê lugar”, haja com profissionalismo, mostre que você sabe diferenciar muito bem o local de trabalho de outros ambientes, mostre que você é uma pessoa empática e politicamente correta.

    3 – Caso você esteja Interessado (a) no (a) autor (a) das cantadas, deixe para falar a respeito disso em confraternizações, e caso ambos não tenha compromisso, sejam solteiros, e caso aconteça “um romance”, que essa relação seja mantida fora do ambiente de trabalho.

    4 – De modo geral, respeito honestidade e transparência para com seu superior, devem estar em primeiro lugar, caso seja ele ou ela o (a) autor (a) das cantadas, seja firme no passo 2.
    Alguém compartilha de opinião diferente? Então comente!

  38. Anonymous disse:

    Gostaria de saber se um assistente administrativo ou auxiliar de escritorio é o obrigada fazer declaração de imposto de rende, organização do ambiente de Bailes como orenamentações, bebidas etc.

  39. Jhonny Lopes disse:

    Este comentário foi removido pelo autor.

  40. Anonymous disse:

    bom dia Jhonny, eu vi uma postagem sua referente a um site de cursos online e barato….o que vc acha disso? os certificados são aceitáveis?
    meu nome é PAtricia

  41. Jhonny Lopes disse:

    Olá Patrícia Um site de cursos online e com custo acessível que vem ganhando muito destaque e reconhecimento na Internet é o site do Cursos 24 Horas O Certificado é válido em todo o Brasil e em vários outros países, ele pode ser utilizado em faculdades, empresas públicas e privadas, concursos e provas de título, entre outros. Não digo isso apenas para fazer a propaganda, mas porque realmente você pode confiar, e o melhor não tem mensalidade, você paga apenas uma única vez.

  42. Jhonny Lopes disse:

    Tenho recebido algumas perguntas referente as atribuições do Auxiliar administrativo, resolvi de uma forma generalizada acrescentar estas informações acima no artigo principal confira!

    Voltar Acima

  43. Anonymous disse:

    Olá! Jhonny, meu nome é Jaqueline.Quero dizer que suas respostas ajudou-me muito na minha pesquisa.Obrigada e parabêns.

  44. Jhonny Lopes disse:

    Obrigado Jaqueline, é por saber que de alguma forma estou ajudando pessoas, que eu mantenho esse trabalho adiante. Abraços! Lhe desejo sucesso.

  45. Anonymous disse:

    adorei muito foi bem esclarecido vou me preparar pra me fazer o curso vlw. pessoal

  46. Anonymous disse:

    É bom saber que aqui esclareci minhas duvidas! Belíssimo trabalho! Continue brilhando…
    Márcia

  47. Anonymous disse:

    excelente trabalho nosso país precisa de pessoas assim

  48. Jhonny Lopes disse:

    Mais uma vez muito obrigado a todos que tecem comentários motivacionais, sempre vou receber e aceitar com humildade ainda que forem críticas construtivas, mesmo assim receberei, Meu muito obrigado, e sucesso!

  49. Anonymous disse:

    ESTE É UM EXCELENTE SITE, PASSA AS INFORMAÇÕES DE UMA FORMA CLARA. OBRIGADO PELAS INFORMAÇÕES.

  50. elba lima disse:

    É FUNÇÃO DO AUXILIA ADMINISTRATIVO FICAR COM AS CHAVES DA EMPRESA E TER A OBRIGAÇÃO DE ABRIR E FECHAR A LOJA OU ESCRITÓRIO?
    E SE ELE SE RECUSAR PODE DAR DEMISSÃO POR JUSTA CAUSA?

    OBRIGADO .

  51. Jhonny Lopes disse:

    Prezada Elba Lima, O papel do Auxiliar Administrativo é, contribuir para o crescimento da empresa, administrar bem os recursos visando o lucro, é PLANEJAR estabelecer o objetivo da empresa, limitando-se um tempo para atingi-lo. É quantificar e qualificar os recursos utilizados e fixar as metas para alcançar o objetivo proposto. É COORDENAR procurar a harmonia entre as pessoas que trabalham na empresa para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem aproveitados. E acima de tudo a ORGANIZAÇÃO deve ser à base do desenvolvimento de qualquer profissional desta área. Em todo caso, cabe ao gerente tal atribuição, na falta de um gerente, em uma pequena empresa, qualquer pessoa que esteja em um cargo de confiança e esteja na posição de “Empregado(a)”, poderá assumir essa responsabilidade, o que eu vejo neste caso é que uma boa conversa “negociação” poderá resolver as coisas.

  52. Anonymous disse:

    Este é o meu primeiro comentário estava com sérias duvida ,sobre o papel de um a Auxiliar Administrativo e vocês mim ajudaram muito,obrigado sejam sempre assim simples, inteligêntes e básico que Deus o abençõe.

  53. Jhonny Lopes disse:

    Amém! Seu comentário nos trouxe muitas alegrias! Como é bom saber que estamos ajudando! Abraços.

  54. jéssyca disse:

    gostei muiito me ajudou bastante espero que possa ajudar outras pessoas tbm bjão..

  55. sandra salles disse:

    Jhonny Lopes está de parabéns com relação a sua explicação sobre o que é um auxiliar Administrativo….obrigada ajudou mto
    Obrigada

  56. Pitelzinha!1 disse:

    Obrigadooo sua explicaçãoo foi otima…tirou todas as minhas duvidas!!!

  57. Anonymous disse:

    eis aqui uma função que jamais pensei em exercer,sempre trabalhei de babá em casa de familia não terminei o 2°grau mas tenho muita facilidade de aprender e adoro desafios,felizmente estou adorando me dei muito bem com o novo trabalho adoro organização,lidar com publico…as dicas que encontrei aqui me fizeram aprimorar mais o que aprendi com minha amiga e patroa.Abraços…

  58. Jhonny Lopes disse:

    Anônimo(a), obrigado pelo comentário, através do mesmo vejo que você tem uma coisa muito valiosa dentro de você! HUMILDADE, esse é o ingrediente para o sucesso! Parabéns e volte sempre que desejar.

  59. valeu pelas informação,fico mais claras para mim.
    adorei!!!

  60. Anonymous disse:

    suas explicações tiraram dúvidas de qual profissão deveria exercer,muito obrigada por estar os orientando,e nos orientando muito bem,pois suas explicações são bem claras.agradeço muuuuuiiito beijos,que Deus esteja iluminando sua vida.

  61. Jhonny Lopes disse:

    Muito Obrigado, Deus Ilumine a Sua vida Também, Lhe desejo Sucesso! Abraços!

  62. Hum, legal. Mas eu acredito que há diferença entre os cargos de Auxiliar Administrativo e Assistente Administrativo, além do salário. Os empregados usam os dois as vezes de má fé. Auxiliar Administrativo é quem auxilia nos processos, ele deve ter alguém que execute os processos. O assistente é o agente, quem executa e responde pelos processos operacionais. Acho errado dizer que os dois são iguais. Tem gente registrado na carteira como Auxiliar Administrativo mas na verdade só existe ele no setor administrativo da empresa. Acho uma desvalorização por parte da empresa.

    • jhonnylopes disse:

      Obrigado pelo comentário Glaucia, você descreveu bem a situação e com muita assertividade, é justamente por isso que resolvi copilar o máximo de informações acerca destas duas profissões, e abordando as principais diferenças, baixe o e-book gratuitamente, e depois me diga o que achou!

  63. regina felix disse:

    amei, tirei algumas duvidas q tinha. pois estou no meu primeiro emprego e com seu blog consegui tirar duvidas que ainda tinha, obg me ajudou muito. parabéns!!!

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